Hợp Đồng Sửa Chữa Cửa Kính: 9 Điều Khoản Cần Kiểm Tra

Hợp đồng sửa chữa cửa kính giúp bên thuê và đơn vị thi công thống nhất rõ phạm vi công việc, loại phụ kiện, giá trị, tiến độ, điều kiện nghiệm thu và trách nhiệm bảo hành. Đây là tài liệu đặc biệt cần thiết khi sửa nhiều bộ cửa, thay phụ kiện có giá trị lớn hoặc thực hiện tại văn phòng, cửa hàng, nhà máy và tòa nhà đang vận hành.

Với những công việc nhỏ như căn chỉnh một cánh cửa hoặc thay một khóa thông dụng, hai bên có thể xác nhận bằng báo giá, phiếu đặt dịch vụ và biên bản hoàn thành. Tuy nhiên, khi công việc liên quan đến tháo cánh kính lớn, thay bản lề, thay kính, làm ngoài giờ hoặc có yêu cầu hồ sơ thanh toán, hợp đồng bằng văn bản sẽ giúp hạn chế tranh luận về sau.

Về nguyên tắc, hợp đồng dân sự được hình thành từ sự thỏa thuận giữa các bên. Nếu phạm vi sửa chữa được xác định là một phần của hoạt động xây dựng, các bên còn cần đối chiếu quy định về hợp đồng xây dựng và hướng dẫn hiện hành. Nghị định 37/2015/NĐ-CP quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng, đã được sửa đổi bởi Nghị định 50/2021/NĐ-CP; Thông tư 02/2023/TT-BXD tiếp tục hướng dẫn một số nội dung liên quan.

Bài viết dưới đây tập trung vào các nội dung thực tế cần kiểm tra trước khi ký, không thay thế ý kiến pháp lý cho từng hồ sơ cụ thể.

Khi nào nên ký hợp đồng sửa chữa cửa kính?

Không phải mọi công việc đều cần một bộ hợp đồng dài. Mức độ hồ sơ nên tương xứng với giá trị, rủi ro và yêu cầu quản lý của công trình.

Nên ký hợp đồng khi:

• Sửa nhiều bộ cửa trong cùng một công trình.
• Thay bản lề, khóa, kẹp kính hoặc phụ kiện có giá trị lớn.
• Thay kính cường lực phải đo và sản xuất mới.
• Cần tháo cánh kính lớn hoặc sử dụng thiết bị nâng.
• Thi công tại văn phòng, ngân hàng, khách sạn hoặc nhà máy.
• Công trình yêu cầu đăng ký nhân sự và biện pháp thi công.
• Làm việc ngoài giờ hoặc trong khu vực đang kinh doanh.
• Có thanh toán thành nhiều đợt.
• Cần xuất hóa đơn và hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
• Có điều kiện giữ lại tiền bảo hành.
• Có nhiều bên cùng tham gia nghiệm thu.
• Công việc có thể ảnh hưởng đến tài sản hoặc hoạt động của bên thuê.

Đối với hạng mục nhỏ, báo giá có xác nhận, phiếu tiếp nhận và biên bản hoàn thành có thể đủ để quản lý. Nhưng dù hồ sơ ngắn hay dài, nội dung công việc và chi phí vẫn cần được thể hiện rõ.

Phân biệt báo giá, đơn đặt hàng và hợp đồng

Báo giá

Báo giá thường thể hiện:

• Hạng mục sửa chữa.
• Khối lượng dự kiến.
• Loại vật tư hoặc phụ kiện.
• Đơn giá và thành tiền.
• Thuế, vận chuyển và nhân công.
• Thời gian thực hiện.
• Thời hạn hiệu lực.

Báo giá là cơ sở thương lượng nhưng chưa phải lúc nào cũng thể hiện đầy đủ trách nhiệm của hai bên.

Đơn đặt hàng hoặc xác nhận dịch vụ

Tài liệu này phù hợp với công việc có phạm vi rõ, thời gian ngắn và ít điều kiện phức tạp. Nội dung thường xác nhận bên cung cấp, bên đặt dịch vụ, hạng mục, giá và lịch thực hiện.

Hợp đồng sửa chữa cửa kính

Hợp đồng thường có thêm:

• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
• Điều kiện bàn giao mặt bằng.
• Quy định phát sinh khối lượng.
• Tiến độ và tạm dừng công việc.
• Nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.
• Bảo hành.
• Trách nhiệm khi vi phạm.
• Điều kiện chấm dứt.
• Phương thức giải quyết tranh chấp.

Đối với công trình doanh nghiệp, hợp đồng nên đi cùng báo giá hoặc phụ lục kỹ thuật để tránh phần nội dung chính trở nên quá dài.

9 điều khoản cần kiểm tra trong hợp đồng sửa chữa cửa kính

1. Thông tin pháp lý và người đại diện

Phần đầu hợp đồng cần ghi chính xác thông tin của hai bên.

Đối với doanh nghiệp, nên có:

• Tên doanh nghiệp đầy đủ.
• Mã số thuế.
• Địa chỉ trụ sở.
• Số điện thoại và email.
• Số tài khoản ngân hàng.
• Ngân hàng thụ hưởng.
• Người đại diện.
• Chức vụ.
• Căn cứ đại diện hoặc giấy ủy quyền nếu cần.

Đối với khách hàng cá nhân, có thể ghi:

• Họ và tên.
• Địa chỉ.
• Số điện thoại.
• Số giấy tờ nhận dạng khi thực sự cần thiết.
• Địa chỉ công trình nếu khác nơi cư trú.

Tên người ký phải phù hợp với thẩm quyền. Trường hợp người phụ trách công trình chỉ là người liên hệ, cần phân biệt rõ với người có quyền ký và phê duyệt phát sinh.

2. Phạm vi công việc phải mô tả cụ thể

Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng sửa chữa cửa kính. Không nên chỉ ghi chung chung “sửa cửa kính tại công trình”.

Mỗi hạng mục nên thể hiện:

• Vị trí thực hiện.
• Số lượng bộ cửa.
• Loại cửa mở quay, cửa lùa hay cửa tự động.
• Kích thước tương đối.
• Hiện trạng đang gặp.
• Phương án sửa chữa.
• Phụ kiện cần căn chỉnh.
• Phụ kiện cần thay mới.
• Công việc tháo lắp.
• Vật tư phụ.
• Vệ sinh và bàn giao.

Ví dụ mô tả rõ:

Căn chỉnh 02 cánh cửa kính cường lực tại sảnh tầng 1; kiểm tra bản lề sàn, kẹp trên, kẹp dưới và khóa; cân lại khe cửa; điều chỉnh tốc độ đóng; vận hành thử và bàn giao.

Nếu chưa xác định chính xác phụ kiện trước khi tháo, hợp đồng nên ghi rõ bước kiểm tra và cơ chế phê duyệt phát sinh.

Khách hàng có thể tham khảo trước các nhóm công việc tại trang dịch vụ sửa cửa kính để thống nhất cách gọi từng hạng mục.

3. Vật tư và phụ kiện phải có tiêu chí nhận diện

Không nên chỉ ghi “thay bản lề tốt” hoặc “thay khóa loại tốt”. Nội dung như vậy khó đối chiếu khi nghiệm thu.

Phụ lục nên thể hiện:

• Tên phụ kiện.
• Mã hoặc model nếu xác định được.
• Thương hiệu hoặc phân khúc.
• Xuất xứ theo tài liệu nhà cung cấp.
• Tải trọng dự kiến.
• Kích thước.
• Bề mặt hoàn thiện.
• Màu sắc.
• Số lượng.
• Tình trạng mới 100%.
• Phạm vi bảo hành.

Đối với kính thay mới, cần ghi:

• Loại kính.
• Độ dày.
• Màu kính.
• Kích thước.
• Số lượng.
• Quy cách mài cạnh.
• Lỗ khoan, khoét.
• Phương pháp gia công.
• Yêu cầu về tem hoặc nhận diện sản phẩm.

Nếu phụ kiện được thay bằng mẫu tương đương, phải có nguyên tắc phê duyệt. Không nên để đơn vị thi công tự thay đổi vật tư mà không thông báo.

4. Giá trị hợp đồng và điều kiện phát sinh

Giá trị hợp đồng cần ghi rõ:

• Tổng giá trị trước thuế.
• Thuế và mức thuế áp dụng tại thời điểm xuất hóa đơn.
• Tổng giá trị thanh toán.
• Đơn vị tiền tệ.
• Giá đã gồm nhân công hay chưa.
• Giá đã gồm vận chuyển hay chưa.
• Có bao gồm phí vào tòa nhà không.
• Có bao gồm thi công ngoài giờ không.
• Có bao gồm giàn giáo hoặc thiết bị nâng không.
• Chi phí bảo vệ mặt bằng.
• Chi phí thu gom phụ kiện cũ.

Hợp đồng cần xác định loại giá:

• Trọn gói.
• Theo đơn giá cố định.
• Theo khối lượng nghiệm thu thực tế.
• Kết hợp nhiều hình thức.

Đối với sửa chữa, hiện trạng thật đôi khi chỉ được nhìn thấy sau khi tháo phụ kiện. Vì vậy, cần có điều khoản phát sinh rõ ràng:

1. Kỹ thuật viên ghi nhận hiện trạng.
2. Hai bên xác nhận hạng mục ngoài phạm vi.
3. Đơn vị thi công gửi báo giá bổ sung.
4. Bên thuê phê duyệt bằng văn bản, email hoặc phương thức đã thỏa thuận.
5. Chỉ thực hiện sau khi được đồng ý.

Không nên dùng điều khoản cho phép phát sinh không giới hạn. Mọi chi phí bổ sung phải có căn cứ và xác nhận.

Khách hàng có thể tham khảo bài sửa cửa kính giá bao nhiêu để nhận diện các nhóm chi phí thường gặp trước khi ký.

5. Tiến độ và điều kiện thi công

Hợp đồng cần ghi:

• Ngày bắt đầu dự kiến.
• Thời gian hoàn thành.
• Khung giờ thi công.
• Thời gian đặt phụ kiện hoặc sản xuất kính.
• Điều kiện được gia hạn.
• Người xác nhận lịch.
• Thời gian phản hồi khi có sự cố.
• Cách xử lý nếu tòa nhà không cho vào làm.

Đối với hạng mục thay kính, nên tách thành các giai đoạn:

1. Khảo sát và đo kích thước.
2. Chốt bản vẽ hoặc quy cách.
3. Sản xuất kính.
4. Vận chuyển.
5. Tháo kính cũ.
6. Lắp kính mới.
7. Nghiệm thu.

Bên thuê cần bàn giao mặt bằng đủ điều kiện, gồm:

• Cho phép tiếp cận khu vực.
• Dọn vật cản.
• Bố trí nguồn điện nếu cần.
• Đăng ký nhân sự với ban quản lý.
• Xác nhận giờ được phép gây tiếng ồn.
• Cung cấp vị trí tập kết vật tư.
• Phối hợp bảo đảm lối đi.

Nếu mặt bằng chưa sẵn sàng, thời gian chờ và chi phí điều phối lại cần được xử lý theo thỏa thuận.

6. Phương thức và hồ sơ thanh toán

Hợp đồng cần quy định:

• Giá trị tạm ứng.
• Thời điểm tạm ứng.
• Các đợt thanh toán.
• Điều kiện để thanh toán từng đợt.
• Hình thức chuyển khoản hoặc tiền mặt.
• Thời hạn thanh toán.
• Thông tin tài khoản.
• Hồ sơ bên thi công phải cung cấp.
• Khoản giữ lại bảo hành nếu có.

Một cách chia đợt thường dùng:

• Tạm ứng sau khi ký.
• Thanh toán tiếp khi tập kết vật tư hoặc phụ kiện.
• Thanh toán sau nghiệm thu hoàn thành.
• Giữ lại một phần bảo hành nếu hai bên thống nhất.

Tỷ lệ cụ thể phụ thuộc giá trị, thời gian đặt hàng và mức độ tùy chỉnh của vật tư. Không nên áp dụng một tỷ lệ cố định cho mọi công trình.

Hồ sơ thanh toán có thể gồm:

• Giấy đề nghị thanh toán.
• Hợp đồng và phụ lục.
• Báo giá được duyệt.
• Biên bản xác nhận khối lượng.
• Biên bản nghiệm thu.
• Biên bản bàn giao.
• Hóa đơn.
• Hồ sơ bảo hành.
• Biên bản phát sinh nếu có.

Cần ghi rõ thanh toán theo khối lượng hợp đồng hay khối lượng nghiệm thu thực tế.

7. Tiêu chí nghiệm thu và bàn giao

Câu “nghiệm thu đạt yêu cầu” là chưa đủ. Hợp đồng hoặc phụ lục nên mô tả tiêu chí kiểm tra.

Đối với cửa kính mở quay:

• Cánh không cạ nền.
• Hai cánh không va nhau.
• Khe cửa tương đối đều.
• Cửa đóng mở ổn định.
• Tốc độ đóng phù hợp.
• Cửa tự về đúng vị trí.
• Khóa vào chốt.
• Tay nắm chắc chắn.
• Kẹp kính không rung.
• Không có vật sắc gây nguy hiểm.

Đối với cửa kính lùa:

• Cánh chạy đều.
• Không trật ray.
• Không rung lắc bất thường.
• Bánh xe không phát tiếng lớn.
• Dẫn hướng hoạt động.
• Khóa và tay nắm sử dụng được.
• Điểm dừng đúng vị trí.

Đối với kính thay mới:

• Đúng kích thước đã duyệt.
• Đúng độ dày và loại kính.
• Đúng vị trí lỗ khoan, khoét.
• Cạnh kính được hoàn thiện.
• Không có vết nứt hoặc mẻ ảnh hưởng an toàn.
• Phụ kiện lắp chắc.
• Khu vực được vệ sinh và bảo vệ.

Nghiệm thu nên được thực hiện bằng cách vận hành thực tế nhiều lần. Nếu còn tồn tại nhỏ chưa ảnh hưởng sử dụng, hai bên có thể lập danh sách cần hoàn thiện và thời hạn xử lý.

8. Bảo hành phải ghi rõ phạm vi

Điều khoản bảo hành cần phân biệt:

• Bảo hành nhân công.
• Bảo hành phụ kiện thay mới.
• Bảo hành kính.
• Bảo hành phần căn chỉnh.
• Bảo hành theo nhà sản xuất.
• Trường hợp không thuộc bảo hành.

Nội dung nên ghi:

• Thời gian bảo hành.
• Ngày bắt đầu tính.
• Cách thông báo sự cố.
• Thời gian phản hồi dự kiến.
• Khu vực áp dụng.
• Chi phí đi lại trong thời gian bảo hành.
• Trách nhiệm khi phải thay phụ kiện.
• Hồ sơ cần cung cấp.

Các trường hợp thường cần loại trừ hoặc đánh giá riêng:

• Cửa bị va đập sau bàn giao.
• Công trình bị lún hoặc thay đổi nền.
• Người khác tự ý tháo chỉnh.
• Sử dụng sai hướng dẫn.
• Hóa chất làm hỏng bề mặt.
• Thiên tai hoặc sự kiện ngoài khả năng kiểm soát.
• Phụ kiện cũ không nằm trong phạm vi thay mới.
• Hao mòn thông thường.

Không nên ghi “bảo hành toàn bộ cửa” nếu đơn vị thi công chỉ thay một khóa hoặc căn chỉnh một phụ kiện.

9. Vi phạm, tạm dừng và giải quyết tranh chấp

Hợp đồng nên quy định cách xử lý khi:

• Bên thuê chậm thanh toán.
• Bên thi công chậm tiến độ.
• Mặt bằng không được bàn giao.
• Vật tư đã đặt nhưng khách hàng hủy.
• Một bên tự ý thay đổi phạm vi.
• Không phối hợp nghiệm thu.
• Công trình không cho phép thi công.
• Phát hiện điều kiện không bảo đảm an toàn.

Các nội dung cần thống nhất:

• Thời gian thông báo vi phạm.
• Thời hạn khắc phục.
• Quyền tạm dừng công việc.
• Chi phí phát sinh do tạm dừng.
• Xử lý vật tư đã sản xuất.
• Điều kiện đơn phương chấm dứt.
• Phạt vi phạm nếu có.
• Bồi thường thiệt hại có căn cứ.
• Cơ quan hoặc phương thức giải quyết tranh chấp.

Nên ưu tiên cơ chế trao đổi, lập biên bản và khắc phục trước khi chuyển sang tranh chấp. Nội dung phạt, bồi thường và thẩm quyền giải quyết cần được rà soát phù hợp với loại hợp đồng và chủ thể ký.

Phụ lục nào nên đi cùng hợp đồng?

Một bộ hồ sơ rõ ràng có thể gồm:

Phụ lục báo giá

Thể hiện từng hạng mục, số lượng, đơn giá và thành tiền.

Phụ lục kỹ thuật

Ghi loại kính, phụ kiện, model, màu sắc, tải trọng và phương án thi công.

Hình ảnh hiện trạng

Đánh dấu từng vị trí cần sửa, giúp tránh bỏ sót hoặc nhầm khu vực.

Tiến độ thực hiện

Thể hiện ngày khảo sát, đặt vật tư, thi công và nghiệm thu.

Mẫu biên bản nghiệm thu

Giúp hai bên biết trước tiêu chí và hồ sơ cần ký.

Danh sách nhân sự

Cần thiết khi làm tại nhà máy, văn phòng hoặc tòa nhà có kiểm soát ra vào.

Biện pháp thi công và an toàn

Áp dụng với cánh kính lớn, vị trí cao hoặc khu vực đông người.

Phụ lục phải được ký, xác nhận hoặc dẫn chiếu rõ trong hợp đồng.

Cách mô tả hạng mục sửa chữa tránh tranh cãi

Mô tả chưa rõ

Sửa cửa kính bị hư tại sảnh.

Nội dung này không xác định số lượng, phụ kiện và kết quả cần đạt.

Mô tả rõ hơn

Kiểm tra và căn chỉnh 02 cánh cửa kính cường lực mở quay tại sảnh chính; cân lại khe cửa; kiểm tra kẹp trên, kẹp dưới, bản lề sàn và khóa; điều chỉnh tốc độ đóng; vận hành thử và bàn giao.

Mô tả thay phụ kiện

Tháo và thay 02 bản lề sàn theo model được bên thuê phê duyệt; căn chỉnh lại cánh kính; chỉnh tốc độ đóng; kiểm tra khóa, kẹp kính và vận hành sau lắp đặt.

Mô tả có điều kiện phát sinh

Giá chưa bao gồm thay kính, sửa hộp âm bản lề hoặc thay phụ kiện ngoài danh mục. Phần phát sinh chỉ thực hiện sau khi hai bên xác nhận hiện trạng và phê duyệt báo giá bổ sung.

Mô tả càng rõ thì nghiệm thu và thanh toán càng thuận lợi.

Mẫu cấu trúc hợp đồng sửa chữa cửa kính

Một hợp đồng thực tế có thể bố trí như sau:

1. Thông tin và căn cứ ký kết.
2. Giải thích thuật ngữ.
3. Phạm vi công việc.
4. Vật tư và yêu cầu kỹ thuật.
5. Giá trị hợp đồng.
6. Tiến độ thực hiện.
7. Tạm ứng và thanh toán.
8. Quyền và nghĩa vụ bên thuê.
9. Quyền và nghĩa vụ bên thi công.
10. Quản lý chất lượng và an toàn.
11. Phát sinh khối lượng.
12. Nghiệm thu và bàn giao.
13. Bảo hành.
14. Tạm dừng và chấm dứt.
15. Vi phạm và bồi thường.
16. Sự kiện bất khả kháng.
17. Giải quyết tranh chấp.
18. Hiệu lực hợp đồng.
19. Danh mục phụ lục kèm theo.

Không cần sao chép máy móc toàn bộ cấu trúc này cho một công việc nhỏ. Điều quan trọng là hợp đồng phản ánh đúng giao dịch thực tế.

Checklist trước khi ký hợp đồng

Trước khi ký, nên kiểm tra:

Nếu một nội dung quan trọng chỉ được trao đổi qua điện thoại, nên bổ sung lại vào hợp đồng, phụ lục hoặc email xác nhận.

Những lỗi thường gặp khi ký hợp đồng sửa cửa kính

Chỉ ghi tổng giá mà không có bảng khối lượng

Điều này gây khó khăn khi có hạng mục tăng hoặc giảm.

Không ghi rõ phụ kiện

Hai bên có thể hiểu khác nhau về thương hiệu, tải trọng và chất lượng.

Không xác định giá đã gồm thuế hay chưa

Đây là nguyên nhân phổ biến làm giá thanh toán khác với dự kiến.

Không quy định điều kiện phát sinh

Đơn vị thi công có thể phát hiện lỗi mới sau khi tháo nhưng không có cơ chế phê duyệt.

Bảo hành viết quá chung chung

Không rõ bảo hành phần đã thay hay toàn bộ hệ cửa.

Không có tiêu chí nghiệm thu

Khách hàng đánh giá theo cảm nhận trong khi kỹ thuật viên đánh giá theo khả năng vận hành.

Không ghi điều kiện mặt bằng

Thợ đã đến nhưng không được vào làm, gây phát sinh thời gian và chi phí.

Ký với người không đúng thẩm quyền

Hồ sơ có thể bị từ chối thanh toán hoặc phải ký lại.

Câu hỏi thường gặp

Công việc nhỏ có bắt buộc phải ký hợp đồng không?

Không phải mọi công việc nhỏ đều cần một hợp đồng dài. Hai bên có thể sử dụng báo giá được xác nhận, phiếu dịch vụ và biên bản hoàn thành, miễn là phạm vi, chi phí và trách nhiệm được thể hiện rõ.

Báo giá có thay thế hợp đồng được không?

Báo giá có thể đủ với hạng mục đơn giản nếu được hai bên xác nhận. Với công việc giá trị lớn, nhiều đợt thanh toán hoặc có rủi ro cao, nên có hợp đồng riêng.

Hợp đồng có cần ghi thương hiệu phụ kiện không?

Nên ghi thương hiệu, model hoặc ít nhất là tiêu chí kỹ thuật và nguyên tắc phê duyệt mẫu tương đương.

Phát hiện lỗi mới sau khi tháo thì xử lý thế nào?

Kỹ thuật viên ghi nhận bằng hình ảnh hoặc biên bản, gửi phương án và báo giá bổ sung. Chỉ thực hiện sau khi bên thuê xác nhận.

Có nên giữ lại tiền bảo hành không?

Hai bên có thể thỏa thuận giữ lại một phần hoặc sử dụng hình thức bảo hành khác. Tỷ lệ và thời điểm thanh toán cần ghi rõ trong hợp đồng.

Nghiệm thu cửa kính dựa trên tiêu chí nào?

Cần kiểm tra khả năng đóng mở, độ cân, khe cửa, tốc độ, khóa, tay nắm, kẹp kính và tình trạng kính sau thi công.

Bảo hành tính từ ngày nào?

Nên ghi rõ tính từ ngày nghiệm thu, bàn giao hoặc ngày ký biên bản hoàn thành.

Có cần biên bản thanh lý hợp đồng không?

Tùy yêu cầu quản lý của hai bên. Công trình doanh nghiệp thường sử dụng biên bản quyết toán hoặc thanh lý sau khi hoàn thành nghĩa vụ.

Liên hệ khảo sát và lập hồ sơ sửa chữa cửa kính

Khi cần lập hợp đồng sửa chữa cửa kính, khách hàng nên cung cấp hình ảnh hiện trạng, số lượng bộ cửa, địa chỉ công trình, yêu cầu vật tư, thời gian thực hiện và hồ sơ thanh toán cần thiết.

Thành Đô Door tiếp nhận thông tin, khảo sát hiện trạng, đề xuất phạm vi công việc, gửi báo giá và thống nhất nội dung trước khi thi công.